Le secrétariat est un poste central, aux missions multiples. Contact privilégié avec les clients, gestion du planning des interprètes, référent interne et externe… C’est un métier “couteau-suisse”, essentiel au bon fonctionnement de notre structure.
Ses missions
Le secrétariat, c’est votre premier contact avec Liesse. Par téléphone (appel ou sms), par mail, ou encore par d’autres modes de communication comme Skype, c’est avec lui que vous organisez la venue de l’interprète dans votre entreprise, votre association ou encore pour vos rendez-vous du quotidien.
Lors de vos premiers échanges, nous vous poserons un certain nombre de questions, afin de répondre le plus précisément possible à vos attentes et de réaliser un devis au plus juste. La durée du rendez-vous, sa configuration (combien de personnes, complexité, éléments de langage, etc.), le lieu du rendez-vous, tous ces éléments déterminent le nombre d’interprètes nécessaires pour garantir une qualité de traduction optimale !
Le secrétariat gère le planning des interprètes. Centraliser les prises de rendez-vous est pour nous une garantie de la bonne gestion de nos interventions. Même le jour-J, le secrétariat est prêt à vous apporter une réponse adaptée, pour des demandes ou modifications de dernière minute.
Avant le rendez-vous, pendant le rendez-vous… et après ? Le secrétariat, c’est aussi tout l’aspect administratif. Une fois la prestation de nos interprètes terminée, le secrétariat s’occupe de la facturation, et reste à votre disposition pour toute question ou besoin d’informations supplémentaires.
Le secrétariat gère le planning des interprètes via un outil développé par notre réseau Trait-d’Union : Bamako. Cet outil a été pensé et conçu pour répondre aux besoins propres à notre métier, autre gage d’efficacité dans la gestion de vos rendez-vous.
Avoir un poste dédié nous permet une réactivité à toutes épreuves et de laisser les interprètes se consacrer à leur cœur de métier qu’est l’interprétation.
Cependant, interprète et secrétaire ont besoin d’échanger dans l’optique de vous apporter la réponse la plus adaptée. L’un apporte son regard du point de vue administratif et logistique, l’autre donne son avis de terrain (culture sourde, LSF, besoin sur place). Ce duo interprète-secrétaire vous garantit une solution sur mesure.
avantage client
avantage interprète
Pour les interprètes, avoir un secrétariat c’est pouvoir échanger en temps réel et à tout moment de la journée en cas de questions sur un lieu de rendez-vous, un horaire, un client. Changement de salle ? Horaires décalées ? Pas de problème, même sur place, les interprètes trouvent les réponses à leurs interrogations.
Avoir une personne ressource identifiée sur les plannings des interprètes permet un respect des temps de travail et le bon suivi des prestations récurrentes. N’ayant pas à se soucier de l’aspect administratif, les interprètes peuvent se consacrer davantage au terrain.
Cependant, à Liesse, nous avons à cœur de permettre aux interprètes de monter en compétences et de diversifier leurs missions selon leurs appétences. Ainsi, Julie et Pauline participent volontairement aux missions de secrétariat, ce qui nourrit leur goût du challenge et participe à leur qualité de vie au travail !